The Effect of Internal Control on the Operating Activities of Small Restaurants

Linval Frazer

Abstract: Researchers have found that more than 67% of restaurants fail within the first 3 years of their operation. These findings underscore the restaurant industryrsquo;s current crisis of profitability and survivability. The industryrsquo;s average profit is generally small, ranging from 3% to 7%.Despite these problems, researchers have not examined the effect of internal control on the operating activities of small restaurants. Internal control is defined in this study as all the policies and procedures management uses to ensure the reliability of financial reporting, compliance with laws and regulations, and the effectiveness and efficiency of operations. The purpose of this study was to determine restaurant managersrsquo; perceptions of the internal control systems of restaurants, and to examine the relationship of internal controls in restaurants and the protection of assets, the segregation of duties, and the verification of transactions. Two hundred and seventy restaurants were selected through random sampling, and multiple regression and exploratory data analysis, including descriptive statistics, were used to analyze the data. The multiple regression analyses indicated statistically significant relationships linking perceptions of internal control systems in restaurants with each of the 3 predictors; protection of assets, segregation of duties and verification of transactions. The results indicated that majority of the study group perceived restaurantsrsquo; internal control system to be inadequate compared to the Committee of Sponsoring Organization Treadway Commission (COSO) internal control integrated framework. The results of this research have potential for social change as they may increase government compliance, and improve financial reporting and best business practices of restaurants.

Key Words: Profitability ;Survivability ;Internal control

Nature of the Study

A survey methodology was utilized in this study. The collected data were used to determine whether small restaurants operating in Nassau County of New York State have adequate internal controls in their operating activities consistent with the COSO standard.

The benefits of using the survey method are that it is useful in describing the characteristics of a large population; they can be administered from remote locations using mail, e-mail, and telephones and large samples are feasible, making the results statistically significant (Creswell, 2003; Curwin amp; Slater, 2001). Restaurateurs or managers of restaurants operating in Nassau County in New York State were given the Internal Control Survey Questionnaire (ICSQ; see Appendix) and instructed to complete it within a period of 4 weeks. Responding to the survey took an average of 15 to 20 minutes.

Assumptions

Four fundamental assumptions were included in the study. First, it was assumed that the managers of the restaurants are willing to participate in the study. A second assumption is that restaurant managers were knowledgeable of their restaurantsrsquo; operating activities. A third assumption is that the restaurant managers provided honest, current, and truthful responses. The final assumption was that the ANOVA tests assumed a normal distribution.

Limitations

The focus of this study was to examine only small restaurants in Nassau County in New York State. A limitation of this study may result from the research method utilized. I used a closed-ended questionnaire, which limits the amount of information that can be collected. In addition, closed-ended questionnaires limit the respondentsrsquo; ability to elaborate and I may have to contend with misinterpretation, misrepresentation, and the inability to seek for clarifications. Restaurant managers may also want to present a better picture of their restaurantsrsquo; operation, and they may not be knowledgeable of the questions asked by me. Confounding variables may exist, such as the size of the restaurant establishment and restaurant managers may not consider themselves as accountants.

This research design may be susceptible to the Hawthorn effect. The dimension of the design could alert the participants to the goals of the research. This could cause the participants to modify their behaviors and responses being experimentally measured without the manipulation of independent variables. Restaurants managers may not be knowledgeable of internal control principles; therefore, methodology relying on standardization such as quantitative methodologies forces the researcher to develop questions general enough to be minimally appropriate for all respondents. The validity of the studyrsquo;s findings is limited to the reliability of the instrument that was used. A pilot study was conducted using test-retest procedures to minimize this limitation.

There was a limited amount of literature on whether small restaurants operating in Nassau county of New York State have adequate internal controls in their operating activities in this study, and the results of this study can only be generalized to its target population. The population from which the research study was drawn could be a potentially limiting factor because of inherent limitations such as culture, operating style, and organizational structures. This was alleviated by the previous validation of the instrument and further validation of the instrument using a pilot study.

Significance of the Study

Internal control activities have been used in various organizations since the implementation of the COSO (1992) internal control integrated framework to support best business practices, which ultimately aid the accountability, profitability, and survivability of companies. Restaurants are cash-based businesses and

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外文翻译

原文献出处：Master Thesis of Walden University, July 2013，

内部控制对小餐馆经营活动的影响

Linval Frazer

摘要:研究人员发现，超过67%的餐馆在经营的第一个三年里总会失败。这些发现强调了餐饮业目前的盈利能力和生存能力。该行业的平均利润很少，一般从3%到7%不等。尽管这些问题一直是存在的，依然没有研究人员去研究内部控制对小餐馆经营的影响。在这项研究中定义的内部控制，可以为所有的政策和程序管理使用，以确保财务报告的可靠性，符合法律法规，以提高企业的工作效率和有效性。本文研究的是餐厅经理对于内部控制系统的实施，检查内部各系统之间的关系，对于餐厅固定资产的保护以及对交易的核查。通过随机抽样选择了270多家餐馆，采用多元回归法和探索性数据分析法即描述性统计，对数据进行分析。根据研究表明，大多数研究组认为餐厅内部的控制制度明显较弱。美国科所委员会发起组织内部控制的框架。这项研究的结果可能存在潜在的社会变化，因为会受政府要求提高财务报告合规性的影响。

关键词：盈利能力、生存能力、内部控制

1、介绍本次研究

1.1研究的方法

本次研究调查所收集的数据是用来确定小餐馆在纽约州的某县的日常运营能否符合COSO标准的适当内部控制体系。

使用数据调查的好处是，它是在描述一个来往人数足够多的餐馆，可以通过电子邮件订餐，也可以通过电话订餐的内控，使得统计出来的结果是显著的。同时，给某县餐馆的经理公司内部控制制度的调查问卷让他分发，并要求他在为期4周内完成，这个方法可以得出15-20分钟的平均值。

1.2基本假设

本研究列入了四个基本假设。首先，人们觉得餐馆的经理都愿意参与这项研究。第二，餐厅的管理人员善于餐馆的管理经营。其次，该餐厅经理提供的结果具有真实性。其次，方差分析测试假定正态分布。

1.3局限性

本文研究的重点是纽约州某县的小餐馆的内部控制，问卷调查的局限性造成本文的结果不具有代表性。本文采用封闭式问卷进行调研，限制了调查的数量。此外，封闭式的问卷限制了受访者的阐述能力，可能调查的结果又误解，和无法寻求澄清的抗衡。同时，餐厅的经理也可能为了更好的展示餐厅的运营成果，不能真实的回答问卷中的问题。混杂变量也是存在的，比如说，餐厅的经理可能并不精通于会计行业。

此研究设计可能受范围影响，这可能导致参加问卷调查者自己的行为受独立变量的控制而影响实验结果。餐厅的经理不一定精通于内部控制的体系问题。因此，定量的研究方法迫使研究人员制定出适合所有受访者知识水平的问题。这项研究的结果的有效性是有限的，因为数据的可靠性并不能完全保证。有关的测试研究用重测程序，以减少这种问题对于研究结果的干扰。

关于对于小餐馆内部控制的研究文献是较少的，而这项研究的结果只能被推广到它的目标人群。加入该问题研究的人群可能受文化、经营风格，和组织结构所影响而受限，这些影响点在研究时无法忽略。

1.4研究意义

内部控制活动已经在各种商业组织中实践起来，COSO（1992）的内部控制整合框架，可以支撑企业的内部体系，提高企业的盈利能力。因此，大多数企业为了提高生存能力会使用此方案。餐馆作为一个靠现金业务支撑的企业，往往缺乏动力去制定内部控制的规范。前人的研究表明，餐馆前3年具有超过67%的故障率。内部控制体系可以减少小餐馆的成本，增加利润和提高生存能力。

餐馆的生意容易受到多方面的影响，从策划到组织到经营的过程如果控制不好都会影响发展。因此，餐厅的管理人员需要制定相关的措施，以提高经营效率，并保证相关的财务报告的目标得以实现。纽约州估测有1950万人，因此餐馆具有大客户群。在纽约。餐馆老板每天要面对的主要挑战是激烈的竞争和客户不断变化的需求和喜好。当务之急是餐馆成本的最小化，使他们更具有效率和亲和力。内部控制活动有利于完善操作流程，落实责任，防止通过盗窃和滥用资产。餐厅的发展有利于增加国家的税收，提高就业率，对社会发展起积极的作用。

1.5研究问题

文献回顾的目的是为了了解具体会计内部控制活动是如何影响小餐馆在纽约州某县的经营活动。管理控制系统作为这项研究中考虑的首要内部因素，用来解决一下研究问题：

纽约州某县的餐厅经理对内部控制的看法？

（1）什么是责任分工？以及内部控制系统相互的关系？

（2）什么是资产的保护？以及内部控制系统相互的关系？

（3）什么是交易的核查？以及内部控制系统相互的关系？

（4）小餐馆的内部控制制度与COSO结构是否一致？

该研究设计中的调查问卷的模块，用来测试内部控制在纽约州的小餐馆是否存在。参考文献来自不同的在线数据库，有在线图书馆和当地的大学图书馆。复查包括阅读和评估190多个同行评审期刊文章、书籍的研究。在研究中使用关键词和短语包括内部控制、盈利能力、生存能力等。

2、内部控制综合理论框架

按照COSO(1992)内部控制的整体框架，内部控制涵盖了政策、规则和管理层制定程序，以保证财务报告的有效性和可靠性以及合法性。中注协（1972）确定两种类型的内部控制，以帮助管理者做出决定，即通过确认或纠正代理人“履行职责的忠实性能和对未来的预期提供信息。这些财务控制都涉及到财务信息的可靠性和行政控制都涉及到代理商和员工的行动。”内部控制是企业数百年的一个重要组成部分，但是存在超出含义的缺陷。从历史上看，内部控制适用于会计领域，并努力保护资产和确保会计记录的真实性。据Grandell在其文献中表示，内部控制开始于中世纪的美国商业组织中。艾德勒声称，在没有纸的情况下，理货棒被用来进行内部控制活动，非部门理货棒开始作为数学对象的记忆辅助形式来计算。此外，理货棒是最早记录经营的形式。

尽管内部控制的实践可以追溯到3500年前，但其很少被学者作为独立学科写到研究中。自20世纪初，会计师更加注重内部控制对组织的影响。杰克逊宣称，内部控制出现的根源是1929年大萧条期间，当股市大跌破坏了股民的信息同时也损坏了美国的经济。疯狂膨胀的股票价格和效果甚微的货币政策，误导性的财务信息，导致对市场的控制不力。

证券交易法（1933）年的颁布，确保证券行业的透明度，并禁止欺骗，误导性陈述和其他欺诈行为。证券交易法的颁布给政府对于市场的规范一种权利去规范行业的许多方面。该法案要求公开的交易证券组织定期提供财务报告，并进行登记，用来监督。

外国腐败行为法案的颁布，上市公司被要求建立和维护内部会计控制体系。然而，根据马尔凯蒂表明，充分的术语没有明确的规定。基于这个问题，大多数公司结合内外部审计师开发自己的规范。根据塞班斯法案404节，上市公司必须对其提交的年度报告证明其有效性。内部控制的法律规范定义都比较类似，第404条叙述了强大的内部控制和财务报表之间的联系。

20世纪80年代的公司丑闻让很多人失去了工作。COSO成立于1985年，区分可能导致欺诈性的财务报告并提出建议，解决问题的因素。1987年，COSO发布了20世纪80年代所有企业违规的调查结果。该报告指出，由于内部控制的不健全，不仅仅是财务报表的欺诈，还有审计机构的欺诈。

COSO作为识别企业欺诈因素的一部分，委员们还设计了一个模型来解决企业缺乏组织性的问题。1992年，COSO建立的集成框架，用来开发有效的内部控制系统。这个框架为内部控制系统的建立提供了模板，现在这个公认的框架由五个部门组成：控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通和监控。

COSO的这五大部分的框架结构对任何组织的管理起到借鉴作用，制定框架之后采取实施计划，扼杀员工有欺诈行为的机会。内部控制的五个组成部分协同工作，防止或者纠正错误陈述的业务。所有的业务活动的财务报表必须真实，使用会计术语。

2.1控制环境

根据COSO(1992)，组织的控制环境是通过定下基调从而影响人们的意识。它是内部控制的基础，因为它决定了组织的纪律，结构，道德价值观、管理哲学和经营风格。这种控制由高级管理层和董事会所领导。

2.2风险评估

根据COSO(1992)，每一个组织，无论是公私或者大小，内部来源和外部来源都面临着风险评估。风险评估的前提条件是内部水平和目标的一致。风险评估是识别和分析风险的关键。这个评估决定了应该如何管理风险，经营的状况将根据风险评估而随之变化。

2.3控制活动

控制活动是确保管理指令执行的政策和程序。控制活动包括各项活动的批准、授权、验证、对账和审核，这确保了资产和职责分离。从而防范欺诈或盗窃活动导致的损失。

2.4信息和通讯

相关信息必须能体现人们执行他们的职责的状况。信息系统生成业务报表、披露财务信息，使其可以反映和控制业务。信息系统不仅处理内部生成的数据，同时要处理外部事件的信息活动，帮助决策业务和提供外部报告。有效的沟通在组织中也是很有必要的)。所有人员必须明确最高管理层的控制理念并认真对待。员工在在组织中必须了解自己的在内部控制系统中的作用，以及他人工作上的协作。员工也必须拥有向上沟通重要信息的手段。有效的沟通也必须存在与外部各方，如客户、供应商、监管机构和之间股东。

2.5监控

质量监控是一个过程，内部控制系统的监控要随着时间而转移，通过持续的监控活动或者独立的评估，亦或两者的结合来进行。持续监测发生在操作的过程中，它包括常规管理、展开监督活动或是在操作人员履行其职责时进行监督。独立评估的范围和频率主要取决于评估风险和持续的监测程序的有效性。内部控制的缺陷应及时向上报告，将问题的严重性报告给高级管理层和董事会。

3、对未来的研究的建议

这项研究的结果为未来研究提出了若干建议。

首先，这项研究会在整个餐饮业大量的开展会很有趣，它将使其他餐厅获得更低运的运营成本和更低商品的价格。但是内部控制系统对降低业务成本，如降低税收，降低效用，降低房地产或租金费用有影响吗？

第二，本研究可以在没有餐厅小型企业中展开。它将有助于确定在其他小型企业中内部控制是足够的，因为这些发现可以帮助其他小型企业识别成本的限制，能够更好地应对高成本在内部控制中问题。未来的这种研究是必要的，因为中小企业管理者需要理解如何设计和实施内部控制制度并相匹配的操作环境。这种理解可以帮助他们集体和单独地理解和分享现有的内部控制措施，提高中小企业业务能力、生存能力和盈利能力

最后，本研究建议与利润率、资产回报率等盈利能力比率相结合。因为财务比率是最常见的业务指标，比率表达了量与量之间的数学关系。盈利能力比率可以帮助衡量餐厅的成功或失败。盈利能力也与流动性相关，因为收益最终产生现金流。盈利能力的管理是一个复杂的活动，其中包括，第一，要达到一个令人满意的毛利率水平，第二，要保持营业费用处于一个可接受的范围。达到一个令人满意的毛利率取决于如何设置适当的商品和服务的价格以及商品销售的优惠条款。营业费用要维持在可接受的范围中取决于企业的控制能力和操作效率。未来的研究可能会专注于内部控制制度和盈利能力之间的关系，从而确定最适合餐厅行业使用的盈利能力比率。

4、结束语句

这项研究的结果表明内部控制，理性选择理论，传播理论和COSO理论集成的理论框架，可以对小餐馆的生存和盈利能力产生积极影响。在不稳定的经济环境中，适当的内部控制可以帮助使小企业更稳定地持续运营和盈利。虽然变化可能不一定很细致，也不一定能影响社会变革，但是小企业在一段时间内会变得更有利可图。虽然外部环境等各种限制还是事实存在的，但有效的内部控制结构能够保证资产的财务信息是客观的和可靠的。

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