工程项目中的电子投标提案准备系统外文翻译资料

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工程项目中的电子投标提案准备系统

摘要

投标过程是建筑业最重要的阶段之一。建筑公司的主要目标是通过各种项目的成功投标来扩展自己的业务。因此，投标者们必须准备现实的投标方案。然而，传统的投标过程往往消耗大量时间和精力。这篇文章提供了一个方案，通过电子技术的使用来减少时间和成本。

关键词:建筑电子投标，投标方案，建筑电子商务，电子分包合同。

1. 介绍

建筑项目涉及一系列高度复杂的采购流程。其中一个至关重要的阶段就是投标过程，在此期间，能够获得的利益数量和比例就被精密的确定了。在此背景下，建设产业中不仅利益非常重要，而且工程采购知识和市场智能化也非常关键。

建筑工程的投标过程以各个不同的参与者为特征，包括委托人，设计师，建筑公司，总承包人，专业承包商，材料供应商，制造商等等。准备招标文件，评标，与中标人签订合同是委托人的主要责任。总承包商在选择分包商时也遵循这样相同有序的过程。

总承包商监视整个工程项目。许多总承包商把大量的工程分包给分包商。因此，分包商们准备相应的工程的投标提案，并且在投标截止日期前提交给总承包商。总承包商把所有的分包商的提案整合形成自己最终的提案。为了投标报价符合招标控制价，总承包商必须从分包商中选择最合适的报价。报价最合理又可靠的分包商将可以签订分包合同。典型的投标过程在表1中有说明。

投标过程需要大量的时间和精力。电子技术能够通过提高投标过程的效率，速度和精确度来降低这些需要。这篇论文旨在建立一个综合的电子投标管理信息系统的框架，它能够大大节约在投标提案准备的时间和成本并且降低投标后的诉讼事件。

2.建设部门中的投标过程

在建筑工程中，投标经常发生在总承包商和分包商之间。因此，分包商在投标过程中是一个重要的部分。总承包商在为特定的部分或者整个项目选择最合适的分包商时就要格外谨慎。总承包商与分包商之间的关系一定要公平而且客观。不公平的使用分包商的报价，选择不合格的分包商，总承包商与分包商之间的法律纠纷，这些因素会导致淘汰合格的分包商或者降低他们自己的信誉，因此，生产出廉价的低质量的产品。总承包商应该尝试在分包商之间去创造一个有竞争性的环境来获取合理的工程报价和给予所有分包商平等的机会。

项目设计

准备规范，图纸，报告

估计近似项目成本

邀请总承包商

接受投标书

评估投标书

授予合同

阅读项目，规范和报告

分包工作给分包商

评估分包商的投标提案

准备主要的投标提案

阅读给定的数据，图纸，规范和报告

准备最合适的提案

提交投标建议

业主

总承包商

分包商

表1.投标提案准备流程

一份详尽的可获得信息的估价决定了这份工程合同投标的成功。对任何工程项目来说，选择总承包商和分包商都是至关重要的工作。这些项目的成功程度取决于选择的哲学“量才录用”。在美国和土耳其，工程合同通常是给报价最低的投标者。建筑公司要最合理的报价来获得赢得投标。显然，成功不仅仅是赢得投标，而且是完成这个项目以获得最高的收益。因此，投标方案应该被视作投标过程中最重要的阶段。
这是常见的做法，在预定的截止日期后承包商不得修改他们的投标报价书。虽然他们有权力撤回他们的投标书，但这个行为意味着他们放弃了投标保证金，导致损失了钱和信誉。因此，预算组必须注意投标书中的每一个细节，以防造成不必要的损失。投标书准备阶段最重要的方面是投标截止日期，分包商的方案分析和项目的间接成本。
2.1投标截止日期
尽管投标书准备的时间会随着项目的规模和技术的复杂性而产生很大的波动，但对于中小规模的项目，通常只有不超过一个月的时间。因此，预算组必须在有限的时间间隔内完成投标书中所有必要的步骤。在最后时间完成的投标计划书有更大的风险，包括信息缺失，数据不足和计算错误。
2.2分包计划的分析
由分包商完成的投标书会因为项目的复杂性包含大量的风险。尽管分包商可能忽视计划书中的一些信息，但总承包商未能得标他们却没有任何的责任。因此，总承包商的估价组必须谨慎地分析分包商的计划书，以防止漏掉任何的项目。
2.3间接成本
在投标准备阶段，项目间接成本是最重要的由承包商考虑的问题。人员工资，差旅费，保险，法律咨询费用，安全费，急救费用是一些不能以具体工作项目识别的间接费用。不切实际的数量分配给间接费可能会导致投标的失败。因此，承包商的估价组必须把现实的间接费用考虑在投标计划书之中。
以上提到的这些项目是建筑公司在投标书准备阶段会遇到并且要解决的主要问题。不能解决这些困难的公司最终也会在建筑业环境中被淘汰。在投标过程中使用电子技术将消除大部分这类问题，降低准备的成本和分发投标报价书的费用。
3.建筑业电子商务
建筑业是一个多学科，跨国，多元的经济行业，许多的参与者在不同的地点以多相的技术涉及其中。缺乏网络联通性和处理网络工具技术不佳将导致市场份额下降或在激烈的市场环境中失去机会。坚持使用传统的市场战略将不能获得竞争优势。
电子商务是一个比电子贸易和市场营销更广泛的概念（表2）。电子商务是一个使合同管理，客户关系，供应链管理，资源规划，和信息管理一体化的模型。电子商务是基于互联网的信息分享。这些信息包括项目信息（项目编码，名称，地址，项目经理等等），项目成本信息（直接成本，间接成本，涨价预备费，税金等等），以及分包项目（地基，混凝土，砌体，钢筋工程等等）。
网络是这个系统的主要力量来源。通过互联网产生新的生意机会和增加运营生产率是电子商务系统的两个主要原则。这个系统最重要的功能就是系统的各个模块一体化，包括公司高管，项目经理，合作伙伴，员工，分包商和客户。
由于科技的进步，所有的行业，包括建筑行业，都在一个重大改革的入口。不愿意改变现行策略和营业手段的公司将没有机会在将来的市场中成功。公司将会重新评估他们现行策略和营业手段的许多方面来通过电子商务经营。这并不是说建筑公司要消除他们的经验或现行的营业手段。电子商务是用一种新的交流工具来整合建筑公司的经验和智能的模型。只有能够设法整合他们的经验，知识积累，和智能网络技术的公司才能够在建筑市场继续生存下来。

电子商务

电子市场

电子业务

业务方式

表2.电子业务阶段

4.建筑部门的电子投标

为了减少投标的相关费用，技术正越来越多地运用到投标过程中。在这方面，电子投标被建筑的客户，总承包商或分包商用于促进信息的交流和以电子形式的价格建议。电子投标在典型的建筑项目中可能出现的主要方面是与项目有关的信息传播，规范，标准和协议，准备和投标邀请书，最终投标的定价和收据。

在这个过程中，投标首次进入一个投标报价的生产系统并且自动生成投标的细节。总承包商接受到标准格式的标书并且把文件下载到评标系统之中。收到所有与这个标的有关的信息，总承包商就给分包商们发送这个项目的分包合同工作的询问书，同样是以标准的格式。分包商们准备了投标建议书并以同样标准的格式返回总承包商们。然后总承包商比较所有分包商的投标建议书选择出最有竞争力的投标价格。投标建议书被总承包商以标准格式返回到预算师并进行报价分析程序。最终，预算师做出工程项目合同的投标书部分并且把完成的投标求以电子形式发送给客户。由此，整个工程投标过程，从招标文件准备到签订合同都以无纸化的形式执行。
掌握投标程序对于建设部门来说非常的重要。大型建筑公司将电子投标看作未来的采购中一个重要的工具。建筑公司必须适应这种新技术来保持和增加在建筑领域的市场份额。正如前文提到的，合同大都是与价格最低的标书者签订。因此，公司更要减少他们的项目开销来增加他们成功投标的可能性。最后，电子投标将成为一种有前景的方式，它降低了建设成本并且节约了投标准备的时间。
5.电子投标的益处
传统的投标过程包含了接收，检查，复制和分发纸质图纸，规范和工程量清单，这些过程浪费了时间和金钱，甚至对于小的工程项目也是如此。作为一种替代，电子投标技术系统减少了文书工作，邮资，复印，因此节约了大量的时间，并且转而铺平了降低成本的道路（表3）。电子投标也通过系统检查消除了潜在的投标错误和提供了一个可靠快速的在投标人之间交换信息的媒介。容易获得归档数据也会增加潜在范围内的竞标者。价格和技术数据的比较也比传统竞标过程容易得多。此外，采购过程也在电子投标方式中用标准的形式，这增进了承包商与分包商之间的关系。

6.电子投标的问题

除了以上提到的这些电子投标的优点以外，这个过程中使用电子技术也还存在一些缺点和风险。这种方法只有在各方都接受的情况下有效，参与者，与他们的公司之间共享这种新的技术。中小型的分包公司可能不愿意实现这些先进的技术，引用对他们来说相对高的初始投资，而没有探索未来可能的潜在收益。
电子投标过程主要取决于低价格，这有可能阻碍一些公司参与到这项业务中来。法律认证的担忧和招标提交的安全性，还有软件系统的不相容性可能会导致承包商和其他各方更倾向于使用传统的投标方法，即使是在投标已经电子发行的情况下。临时和短期业务关系也有可能阻碍企业参与到这个工程。不合格的投标参与人人为的倾斜投标价格也可能导致问题。

7.电子投标提案准备系统

电子投标准备系统得益于互联网，这使得各方之间即使有物理距离也能够在相同的环境中会面。在这个模型中，总承包商能够通过一个网页与分包商和其他相关的部门交流。总承包商的网页中包含了所有必要的信息和与这个建设项目相关的文件。
这个被提出的网页能够轻易地更新，总承包商能够相对轻松地添加关于每个项目的新信息。分包商能够使用总承包商授权的私人密码进入这个网页去下载所有相关的信息到他们自己的软件中。这个应用程序提供了快速得到项目信息的方法。在这个模型中分包商被划分为15个不同的领域，并且所有的分工作都被认命给相关的分包商。

关于这个项目的所有必要的技术信息，相关表格，和分包商的相关工作都被发布到这个网页上。每个分包商都能得到合适的分包工作。因为分包工作都是根据标准格式（美国标准文件）准备的，它们包含所有和这个项目相关的分包工作。分包商可以通过选择合适的工作项来给工作价格。在这个页面上每个工作都包含相应的子项目。分包商能够通过这个网页很容易地进去成本估计。在这个页面上，分包商能够保存数据并且再设计，以防在未来任何项目修正。通过发送菜单，投标提案能够提交给总承包商。

发送投标定价

准备投标定价

电子投标

使用电子投标能够取消的过程

客户

承包商

分包商

电子投标能改善的过程

表3.投标流程

表4.电子投标准备系统

总承包商

家庭办公费用，工作办公费用和项目花费是工程项目中三类主要的成本。假设所有竞争这个项目的人估计相同的参加是不现实的。如果所有的竞争者都选择相同的分包商，采用同样的建设技术标准，那么，这个项目成本可以被认定为一个常数。因此，能够降低这个项目的家庭办公成本和办公室办花费的承包人将会是报价最低者。家庭办公费用包括邮寄费用，蓝图费用，传真费用，快递费用和评估团队的费用。电子投标提案系统是一种能够降低项目时间和成本并且提高提案质量的方法。
一个总承包商至少需要收到三个分包商关于这个项目的分包工程的投标价格，以便选出最适合的投标价格。为此，对一个分包工作，总包商至少需要向六个分包商发送询问信。因为平均一个中小建设项目可能有15个分包工作，所以假定总承包商在投标提案准备阶段平均要处理90个分包商的方案。与这些分包商用传统的方式（电话，传真等等）交流浪费了时间，增加了成本，并且误会和误解的可能性很高。这两种方式在沟通中可能有的误解在表格1中。与这些分包商最高效的沟通方式是通过网络。在传统的沟通方式中，总包商需要分别联系分包商来给他们必要的项目信息。否则，分包商们不可能提交一个投标提案。通过电话沟通给简要的关于这个项目的信息浪费大量的时间，见表格2。在表格2中，“a”对应电话沟通的单位成本。除了分别与每一个分包商交流可能的出错率，纠正这个错误也同样浪费时间。另一方面，通过电子方式发出信息可以在非常短的时间完成，并且以这种方式可以降低可能的出错率。然而，这个过程中将会出现的错误将同时发送给所有的分包商。在这项研究中，可能的错误被检查并且它们的比例在表格2和3中展示出来。据观察，通过使用建议的系统，大量可能在传统方式中发生的错误率降低到1-2％。电子方式中可能的人为错误比传统方式少得多。使用这个系统会增加交流错误，像发送到错误的电子地址和在网页上不正确的写作。

表格1.

交流中可能出现的错误

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